大学事務手続き

さて，前回の投稿でRobotarium初訪問の話をしました．しかし，実はRobotariumは予定して行ったわけではなくて，事務手続き中に運良く入れてもらえたといった感じでした．この大学事務手続きに関しても，よく分からないなぁと思いながら渡航前に準備をしたので，今後同じように困る人が出ないように書いておきます．ただ，あんまり整理されていないかもしれません．

まずは，プログラム開始日に合わせて自分と渡航前から連絡をとってサポートをしてくださったAllenさんのOfficeを訪問し，Check inのために何をする必要があるのかを聞きに，そしてそのための説明資料を貰いに行きました．

待ち合わせ時間は10:30だったのですが，とにかく大学が広い！！ ３０分ぐらい前に滞在していたHotelを出たのですが，Google mapが言うには20分以上かかるとのこと．(ちなみに，滞在先からMagnus研へは10分未満) 若干，小走りで１０分前ぐらいに建物の前につくと黄色いテープが… どうも清掃中で正面玄関が使えないとのこと．(写真は手続きが終わってから撮ったものです．手続前にこんなものを流暢に撮っている暇はありませんでした．ちなみに，写真右側の赤丸の場所にRobotariumがありました．)

「ヤバイっ」て思いながら，不審者みたいに開けられるドア入り口を探してなんとか建物に入って部屋の前につくと，丁度廊下の前から歩いてきた人が「誰かを探しているの？」と聞いてきたので「いや，人を探しているわけではないんですが，Check inをしに〇〇号室に行くところで」と答えると「それ，私よ！」と「ちょっとご飯を食べたところだから手を洗ってくるね，ちょっと待っていて」とのこと．なんとか間に合った～



手続前にお土産を渡したら凄く喜んでくれました．良かった．自分としては，渡航前の手続き中に色々と質問をしたりして迷惑をかけたと思っていたんですが，Allenさんが言うには「私としては，あなたはかなり楽だったほうよ．必要書類もきちんと出してくれたし．滞りなく全部やってくれたし．」とのこと．これを聞いて自分は内心，「マジか… 自分もかなり大変で迷惑を掛けたと思っていたけれども，他の人も自分と同じように，もしくはそれ以上に苦労をして書類を作成するんだなぁ (もしくは単に提出書類の出し忘れをする人が多いという意味だったのかもしれませんが…) 」と思いました．なので，事務手続きで手間取っても皆こんなものなんだと割り切って考えるか，事務の人は慣れているから大丈夫と図太くしている方が精神衛生上良いかもしれませんね．(もちろん，テキトーにやって良いと言っているわけではありません)

Allenさんが言うには，この日自分がやるべきことはHR(Human Resource)グループに行き，①知的財産や犯罪を犯しませんといった誓約書を提出する ②学生証を発行してもらう ③夜にでもOnlineでパスポート, Visa(スタンプ付き), DS-2019(スタンプ付き), I-94, 保険加入証書を提出する といったことが必要とのこと．

ちなみに，滞在していたHotelは大学の北東側(黒丸 もうここには滞在していません)，Magnus研と学生証を発行してもらう場所は大学東のほぼ隣り合った建物(赤丸)，Allenさんの部屋とRobotariumがある建物は大学中央付近(青丸)，HRの場所は大学南西(緑丸)ということで，この日は大学の北東側から南西まで徒歩で横断(画像内赤線)することになりました．めちゃくちゃ遠いし暑かったです．ただ，HRから学生証発行場所までは大学の無料バス(画像内青線)を使いました．(線とか丸とかテキトーなんで間違っていたらすみません) その後，Allenさんにお礼を言って建物の外に出ようとしたときにRobotariumを見つけ，前回の投稿で述べたように実験や質問に答えて貰いました．

HRで出す書類は自分の英語力では見たことがない単語が沢山並んでいました．多分，日本語でも契約書を読むと小難しい単語が並んでいますが，それと似たようなことなんでしょう．特に困ったのが①住所決まっていないけれどもどうすんの？②なんか沢山空欄あるけれども，自分が書くべきところはどこ？何か電子ファイル上では全て入力できるようになっているけれども，絶対全部埋めるわけじゃないよね．特に，Notary Publicとか何？ここに自分の名前書くのは絶対おかしいよな．とか

ただ，結局HRのOfficeに行くと丁寧に教えて貰えて何も問題はありませんでした．①に関しては，現時点では研究室の住所を書く．そして，決まり次第Onlineで変更してとのこと．②は書くべきかどうか迷った場所に何も書かないで正解でした．特に，Notary Publicというのは事前に調べていたとおり，そういった資格(？)を取っている人のことで，ここではGeorgia Tech側の職員のこと．ちなみに，一箇所記入ミスがあったんですが，その修正の仕方が「修正テープで消すから上から書いて」って感じだったんで少し新鮮でした．そこまで真面目な書類じゃないからかもしれませんが，日本だと修正テープなんて絶対ダメで２重線で消して修正印ですよね．

この後は，大学の無料バスで学生証発行場所に行ったのですが，結構沢山人が乗っていました．もうそろそろ降りるのかなぁと思ったら，何か声を掛けてきた人がいたので顔を向けてみると偶然にもAllenさんが！ 「HR行った？今から学生証の発行？ 次の駅で降りて少し戻ると良いよ」と親切にも教えてくれました．このとき改めて良い事務の人に恵まれてよかったなぁと心から思いました．ちなみに，Magnus研と学生証発行場所の近くはレストランなどが沢山あって，Allenさんは友達と近くのレストランにお昼ご飯を食べに行くところみたいでした．

学生証の発行は自分の情報が書かれたシートを渡して写真を撮って数分で発行されました．今はまだわからないけれども，プリペイドカードみたいな使い方もできるみたい．

ここまでで12:00過ぎ．この後，13:00からのMagnus先生との２回目のミーテイングに向けて準備をし始めました．